La planification est la clé d'une réception réussie.

Moments inoubliables

L'ABC de l'organisation d'un événement

Qu’il s’agisse d’un mariage, d’un 25e ou un 50e anniversaire de mariage, d’une fête pour souligner les 40 ans de l’être cher ou toute autre célébration, l’organisation d’un événement spécial demande de la planification. Voici un petit guide qui vous aidera à planifier votre événement.

1. Budget
Le premier élément qui doit être pris en compte lorsqu’on prépare un événement spécial est le budget. En fait, tout découle de ce point. Le type de fête, le nombre d’invités, le repas, etc. Tous ces éléments, et bien d’autres, seront déterminés en fonction du budget dont vous disposez.

2. Style d’événement
Quel type d’événement voulez-vous organiser ? Une fête champêtre sous le chapiteau, une garden-party à l’anglaise, une soirée animée avec repas dans une salle de réception, un cocktail ? Pour le repas, voulez-vous un buffet, un méchoui, ou préférez-vous avoir recours à un service traiteur ?

Une fois que vous aurez déterminé quelle sera la formule de votre événement, il sera plus facile de trouver le lieu de réception qui se prêtera le mieux au type de fête que vous souhaitez organiser.

De plus, vous pourrez établir si vous avez besoin ou non de réserver les services d’un traiteur, ou tout autre service en alimentation. Par exemple, si votre réception se tient dans un restaurant ou un complexe hôtelier, le repas sera assuré par la cuisine de ces derniers, donc nul besoin d’avoir recours à un service externe.

Choisissez un lieu de réception qui se prête au type de soirée que vous souhaitez organiser.

3. Où et quand ?
Établissez une date et réservez votre lieu de réception.

4. Invitations
Maintenant que la formule de l’événement est déterminée et que vous connaissez le lieu, la date et l’heure de la réception, il est temps de lancer les invitations. Pour respecter votre budget, établissez un nombre de personnes maximum et débutez vos invitations par les personnes dont la présence est jugée incontournable.
N’oubliez pas de mettre une date limite pour confirmer la présence et demandez à vos convives de vous indiquer s’ils ont des allergies ou intolérances alimentaires qui doivent être prises en compte.

Le repas de la soirée doit tenir compte des allergies et intolérances alimentaires des invités.

5. Le repas
Lorsque vous établirez le menu de la soirée, vérifiez à quel prix revient le repas, par personne. Ainsi, vous éviterez de dépasser votre budget. D’autre part, si le coût du repas doit être acquitté par les invités, vous pourrez vous assurer que le montant de l’assiette demeure à la portée de tous. Tenez aussi compte des allergies et intolérances alimentaires de vos invités.

Prévoyez de l'animation et des petits moments spéciaux.

6. Animation et musique
Qu’il s’agisse d’un mariage, d’un anniversaire de mariage ou d’une fête, il est important d’organiser de petits moments spéciaux. Un discours d’un proche pour parler du couple, un diaporama rappelant les moments marquants du fêté, un petit film émouvant ou comique, une chanson symbolique chantée par un frère, une sœur, un ou une ami(e), un photobooth pour conserver des souvenirs rigolos de cet événement inoubliable, DJ pour faire danser les invités… Bref, faite preuve d’originalité pour impliquer les convives, votre réception n’en sera que plus divertissante !