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Le registraire et les finances - Sur la route de la diplomation

Le processus d’admission est une étape importante qui permet aux étudiants de se projeter dans l’avenir en choisissant d’abord un programme qui correspond à leurs intérêts et leurs affinités. Il s’agit en effet de la porte d’entrée pour tous les étudiants qui désirent soumettre une demande et le registraire agit comme courroie de transmission de toutes ces demandes, de l’admission jusqu’à la diplomation. Au service du registraire est intimement lié le service des finances, qui veille entre autres à ce que l’étudiant puisse accéder à ses cours sans préoccupation financière.

 Le registraire

Étant donné que tous les étudiants transitent par ce service, l’équipe du registraire reçoit un flot continu de demandes. Au total, ce sont près de 24 000 dossiers actifs qui sont en roulement à raison de 10 à 12 000 nouvelles demandes chaque trimestre. Une importante couverture territoriale est prise en charge par le registraire, qui en plus de s’occuper du campus principal, dessert également tous les centres d’études externes de même que toutes les demandes relatives aux étudiants internationaux. D’ailleurs, la proportion de dossiers en provenance de l’étranger est considérable, puisqu’un étudiant sur quatre est un étudiant international, pour un total de 1600 étudiants sur 6500. Afin de s’assurer que les nouveaux arrivant répondre aux exigences académiques des programmes, une équipe de professionnels, composée de quatre personnes, s’affaire à vérifier la validation des diplômes et la concordance avec ceux du Québec. Il importe également de déterminer la citoyenneté des étudiants pour appliquer les conditions de paiements propres à chaque système d’éducation.

Au quotidien, l’équipe du registraire connaît des périodes de pointes, c’est le cas notamment lors de la collation des grades durant laquelle le registraire procède à l’analyse des dossiers académiques afin de savoir si l’étudiant est apte à diplômer. « De la date limite pour déposer une demande d’admission jusqu’à l’obtention du diplôme, ce sont de réelles montagnes russes et le bon déroulement des opérations revient entièrement au travail accompli par l’équipe chevronnée et compétente du registraire qui traite chaque demande avec rigueur. Le côté humain dernière chaque demande est également important et nous privilégions un rapport de proximité avec les étudiants. Après tout, chaque dossier d’étudiant raconte en quelque sorte l’histoire et le parcours de chacun », raconte Nicolas Loiselle, registraire. La demande de documents officiels comme les attestations de fin d’études tiennent également l’équipe du registraire bien occupée. En moyenne 20 demandes par jours sont traitées pour la production d’attestations officielles. Dans le cas de reconnaissance d’acquis sur une base expérientielle et universitaire, le registraire prend en charge la conformité et l’authenticité du dossier qui pourra par la suite être traité par la direction des programmes.

Dominic Bérubé, directeur du Service des finances, Nicolas Loiselle, registraire.

 Le Service des finances

Le travail du registraire étant complété, l’étudiant qui est admis doit par la suite s’acquitter des frais d’inscription. Pour faciliter ce processus, plusieurs méthodes de paiement sont offertes : carte de crédit, transfert électronique, chèque ou directement au comptoir. Quatre employés sur 13 travaillent d’ailleurs à temps plein pour le paiement des inscriptions. « L’étudiant est toujours priorisé aux autres tâches des employés et nous accordons une importance significative à l’approche client qui se veut cordiale et compréhensive. Nous avons la volonté de participer aux solutions et de trouver des mesures aidantes, qui peuvent se résulter par des ententes particulières avec les étudiants. Notre ouverture à ce propos est en effet très éloquente », mentionne Dominic Bérubé, directeur du Service des finances.

Pour couvrir les 15 000 demandes de paiement annuel et assurer une rigueur administrative, le Service des finances est délocalisé dans différents secteurs du campus. La responsabilité des budgets est aussi attribuée aux gestionnaires qui sont imputables de la gestion financière de leur département en lien avec la planification stratégique de l’institution. Le Service des finances est en quelque sorte le gardien de la forteresse budgétaire de l’université et se doit de rendre compte à la communauté universitaire ainsi qu’à différentes instances sur l’utilisation convenable des fonds. « En terme de gestion,l’université a fait de bons choix au cours des dernières années. Par contre, il n’y a rien de gagné et rien n’est facile. Or, nous trouvons toujours les moyens d’atteindre la cible d’équité budgétaire en fin d’année financière et c’est une belle fierté pour nous tous », souligne M. Bérubé. Par conséquent, la situation financière de l’université est positive puisque l’équilibre financier a été atteint au cours des cinq dernières années. « Nous avons une préoccupation de conformité extrêmement importante et toute l’équipe du Service des finances travaille en ce sens. Nous sommes à l’écoute de notre entourage et nous prenons soin de notre monde et cela contribue inévitablement au succès financier de l’université », ajoute avec fierté M. Bérubé.