Saguenay

Des lacunes dans la gestion des carburants

Saguenay présente d'importantes lacunes dans la gestion de ses stocks de carburant utilisé pour sa flotte de près de 1900 véhicules immatriculés et équipements de toutes sortes, ce qui l'expose à du vol et du vandalisme sur les sites de distribution disséminés à travers la ville.
C'est la conclusion à laquelle en arrive la firme montréalaise de consultants Flotte expert inc., qui oeuvre auprès des entreprises et organismes opérant des parcs de véhicules.
Flotte expert a réalisé l'automne dernier un audit auprès du Service des équipements motorisés de Saguenay après avoir été mandatée par le vérificateur général, François Gagnon. Il voulait évaluer si la Ville a mis en place les mesures nécessaires pour assurer une gestion efficiente du carburant, incluant une structure de responsabilisation et un système de contrôle pour sécuriser l'approvisionnement, la consommation et les sources de surconsommation.
L'achat de près de trois millions de litres de carburant diesel, d'essence et de gaz propane constitue un poste important de dépenses puisque Saguenay y consacre annuellement autour de 3 M $ via la direction des équipements motorisés.
Lacunes
L'audit effectué entre août et octobre 2016 au moyen d'entrevues, observation, tests sur les sites, intrusion et analyse de fichiers constate dès le départ que les responsabilités du directeur des équipements ne sont pas clairement définies puisque ce dernier n'a aucune description de tâches. On y mentionne que la direction était consciente de certaines problématiques dans la gestion de carburant avant l'audit, mais que l'essentiel de ces problématiques n'était toujours pas réglé au moment de la vérification.
Parmi les problèmes les plus importants, on y mentionne qu'il n'existe aucun mécanisme interne de vérification du niveau d'inventaire des réservoirs pour assurer les contrôles de livraison et le suivi de quantité. Habituellement, les livraisons par le fournisseur de carburant sont effectuées la nuit sur les différents sites d'entreposage sans avoir besoin de faire appel à un employé de Saguenay, puisque le fournisseur a accès aux sites clôturés. L'audit a permis de constater que lors des livraisons, aucun document ou reçu avec les quantités livrées n'est laissé sur les sites. Les preuves de livraison sont envoyées par le fournisseur lors de la facturation.
C'est le cas particulièrement pour les livraisons dans les réservoirs souterrains. Le fournisseur livre un chargement complet. Comme le carburant s'écoule par gravité, aucune pompe ne permet de déterminer les quantités reçues. De plus, aucune conciliation d'inventaire n'est faite pour balancer les quantités sur les factures avec les quantités livrées, ce qui est contraire aux bonnes pratiques.
Contrôle d'accès
Le système de contrôle d'accès par clés à puces et capteurs installé à même les pompes de carburant présente lui aussi des lacunes. L'employé qui désire se procurer de l'essence doit avoir en sa possession la clef à puce qu'il doit présenter devant le capteur installé sur la boîte au-dessus de la pompe et entrer un code d'accès. Or, l'auditeur constate que le système utilisé par la Ville ne permet que l'identification du véhicule dans lequel on introduit du carburant et non pas son usager. « Comme le système de contrôle d'accès ne requiert pas d'identification des usagers pour mettre du carburant, ces derniers ne sont pas reconnus et par conséquent ne peuvent être imputables ni associés à des consommations problématiques ou douteuses. Cette anomalie ouvre la porte à des risques d'erreurs ou d'usurpation d'identité » lit-on. 
Des tests d'intrusion effectués dans cinq des sept sites de distribution munis de systèmes de contrôle ont démontré qu'aucun contrôle d'accès aux clefs n'est exercé, ce qui représente un risque qu'une personne mal intentionnée vole du carburant ou y commette du vandalisme (voir autre texte).
Un système facile à déjouer
Des individus à l'esprit malveillant n'auraient aucune difficulté à se procurer du carburant à même les 14 pompes de Saguenay sans utiliser de carte à puce et un code d'accès.
L'auditeur mandaté par le vérificateur général a pu le démontrer puisque lors de ses vérifications, il a déjoué le système de contrôle d'accès et a pu prendre du carburant sans avoir à utiliser une clef à puce sur au moins deux sites.
Le problème est que les boîtes du système de contrôle ne sont barrées sur aucune des pompes malgré la présence de serrures sur certaines d'entre elles. L'auditeur a pu ouvrir manuellement l'ensemble des 14 boîtes et activer la pompe sans aucun outil et ainsi prendre du carburant sans code ni identification.
« L'ouverture manuelle des pompes rend également possibles des actes de vandalisme qui pourraient être dommageables, dangereux, voire jusqu'à paralyser l'alimentation en carburant des services opérationnels. L'absence de mesures de sécurité met à risque les installations. Les conditions actuelles d'utilisation ouvrent la porte au vol, au vandalisme et montrent la vulnérabilité du système de contrôle d'accès au carburant », lit-on dans le document d'expertise.
Barrières inefficaces
L'auditeur a effectué des vérifications portant sur l'état physique des sites d'entreposage. Trois des cinq sites sont sécurisés avec des clôtures autour du terrain et ont des barrières avec un système électronique de contrôle automatisé permettant la programmation des heures d'ouverture et de fermeture des barrières. 
Deux sont non clôturés et possèdent un grillage qui entoure les équipements pétroliers. Dans l'un de ces cas, des signes montrent que la clôture a été forcée ; la porte est croche et le barbelé est affaissé par endroits. L'auditeur a pu accéder à mains nues dans l'enclos sans difficulté en moins de 10 secondes et a pu actionner la pompe à carburant sans clef à puce.
Le vérificateur propose également des mesures pour sécuriser l'accès aux cartes à puce permettant l'ouverture des barrières des sites d'entreposage dans les cours des bâtiments, d'équiper les secteurs avec des caméras de surveillance fonctionnelles et d'un système d'éclairage de bonne intensité. Les caméras actuellement installées ne sont pas toutes fonctionnelles tandis que d'autres ne sont pas encore jumelées à un éclairage suffisant pour assurer la visibilité et la sécurité des lieux.
Le rapport propose également l'établissement d'un système de contrôle pour gérer la consommation de carburant par véhicule en fonction du kilométrage parcouru ou par le nombre d'heures travaillées. 
Bidons
L'examen de la gestion des bidons d'essence d'une capacité de 20 litres pour le transport du carburant révèle que la Ville ignore la quantité actuellement en circulation et ne les contrôle pas, ce qui ouvre la porte à des abus. Un total de 55 clefs à puce sont fournies pour mettre du carburant spécifiquement dans les bidons. Quatre-vingts pour cent d'entre elles sont programmées pour une capacité de remplissage de 40 litres à chaque utilisation. L'examen a permis de constater que des quantités importantes de diesel sont placées simultanément avec la même clef à puce dédiée aux petits équipements, dont 98 % fonctionnent à l'essence.
Ainsi, le 14 mars 2016, entre 21 h 51 et 21 h 56, quatre transactions de diesel ont été effectuées en cinq minutes avec la même clef à puce servant aux petits équipements pour un total de 118,9 litres de diesel. Le manque de contrôle soulève le risque de vol particulièrement lié à de relatives petites quantités et à la répétition de ce genre de méfaits.
Les recommandations bien acceptées
Les recommandations découlant de l'audition ont été acceptées par la direction générale de Saguenay qui s'engage à former un comité de gestion.
Ce comité devrait mettre en place des outils de mesure fiables et s'engage à développer des descriptions de tâches liées à la gestion du carburant. Une structure sera élaborée pour permettre au Service des équipements motorisés de responsabiliser et imputer ses partenaires dans une démarche de saine consommation.
Une procédure d'inspection sera aussi instaurée afin de former les employés et rendre le personnel cadre imputable. On mettra également en place une procédure de vérification afin de détecter la présence d'eau dans les réservoirs de carburants.
Des contrôles compensatoires de conciliation d'inventaire vont enfin permettre de s'assurer de l'intégralité des quantités de carburant livré.
Quant au contrôle des accès, le Service des équipements motorisés devrait sécuriser l'ensemble des pompes avec un système de contrôle d'accès automatisé exigeant l'identification d'un usager de façon à éviter le risque d'erreur ou d'usurpation d'identité. Il est proposé également de limiter et de sécuriser l'accès aux clefs à puce et aux codes d'accès.
La sécurité entourant l'ouverture manuelle des boîtes du système de pompe et leur activation devrait être renforcée immédiatement afin d'éviter le vol et le vandalisme, selon le rapport, une recommandation avec laquelle est d'accord la direction tout comme la restauration des barrières, grillages et sites d'entreposage. L'installation de caméras de surveillance fonctionnelles et d'un système d'éclairage de bonne intensité figure dans la liste des 11 recommandations.
Une procédure formelle pour sécuriser les réservoirs et contrôler les activités de cadenassage devrait être instaurée par le Service des immeubles.
Le contrôle pour que le kilométrage et les heures-moteurs des véhicules devraient être transférés lors d'un remplissage de carburant, et ce, sans intervention humaine.